Порядок хранения и передачи персональных данных работников ТОО «FSSA»
1. Общие положения
- Настоящий Порядок (далее – Порядок) разработан в целях обеспечения защиты персональных данных работников ТОО «FSSA» (далее – Компания) в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан, внутренних документов Компании и определяет порядок хранения и передачи персональных данных работников компании.
-
В Правилах используются следующие понятия и термины
- Защита персональных данных - регламентированный технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и обеспечивающий надежную безопасность информации в деятельности компании;
- Обработка персональных данных работника — получение, хранение, передача персональных данных работника;
- Компания/работодатель – ТОО «FSSA»
- Персональные данные работника - информация о работнике, необходимая при возникновении, продолжении и прекращении трудовых отношений;
- Третьи/посторонние лица - лица, не имеющие непосредственного отношения к деятельности компании, посетители, работники сторонних организаций;
- Работник/и - лицо/а, состоящее/ие в трудовых отношениях с компании, выполняющее/ие работу на условиях трудового договора.
- Персональные данные работника не могут быть использованы в целях причинения ему имущественного и морального вреда, затруднения реализации прав и свобод, если иное не предусмотрено законодательством Республики Казахстан.
-
В перечень документов и/или сведений, содержащих персональные данные работника, включаются:
- трудовая книжка либо другие документы, подтверждающие трудовую деятельность (трудовой договор; выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и прекращение трудовых отношений на основе заключения и прекращения трудового договора; послужной список, подписанный работодателем, заверенный печатью организации либо нотариально; архивная справка, содержащая сведения о трудовой деятельности работника);
- удостоверение личности или паспорт;
- вид на жительство (для иностранцев, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан);
- диплом и/или иной документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки;
- документ воинского учета;
- сведения о заработной плате;
- личный листок по учету кадров;
- справка об отсутствии медицинских противопоказаний у лиц, оформляемых на допуск к государственным секретам, в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
- копии свидетельств индивидуального идентификационного номера (ИИН);
- договор о полной индивидуальной материальной ответственности;
- справка о характере и условиях труда по основному месту работы (место работы, должность, условия труда) (для работников, работающих по совместительству);
- иные сведения, содержащие персональные данные.
-
- Состав персональных данных работника:
- анкетные и биографические данные;
- паспортные данные;
- образование
- специальность;
- сведения о трудовом стаже;
- сведения о составе семьи;
- сведения о воинском учете;
- сведения о заработной плате;
- занимаемая должность;
- наличие судимостей;
- адрес места жительства;
- домашний телефон;
- место работы или учебы членов семьи и/или родственников;
- содержание трудового договора;
- подлинники и копии приказов по личному составу;
- личные дела/листки по учету кадров и трудовые книжки либо другие документы/выписки, подтверждающие трудовую деятельность работников;
- характеристики, справки-объективки, отзывы;
- основания к приказам по личному составу;
- содержание справки об отсутствии медицинских противопоказаний у лиц, оформляемых на допуск к государственным секретам, в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
- справка о приеме декларации об индивидуальном подоходном налоге, выданная налоговым органом (для лиц, исполняющих управленческие функции, в соответствии с законодательством Республики Казахстан);
- дела, содержащие материалы по профессиональному развитию и обучению работников, по служебным расследованиям и иные сведения, содержащие персональные данные;
- содержание договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
- содержание справки о характере и условиях труда по основному месту работы (место работы, должность, условия труда) (для работников, работающих по совместительству);
- Результаты тестирования и/или собеседования.
- Хранение персональных данных работника, как на бумажных, так и на электронных (автоматизированных) носителях информации, обеспечивается в соответствии с законодательством Республики Казахстан и настоящим Порядком за счет собственных средств Компании.
- Работники, в обязанность которых входит ведение и хранение персональных данных работника Компании, обязаны в установленном порядке обеспечить каждому возможность ознакомления со своими документами и сведениями, содержащими персональные данные, а также иными документами, образующимися в деятельности Компании, если иное не предусмотрено законодательством Республики Казахстан.
- При обработке персональных данных работников Компанией соблюдаются требования, предусмотренные законодательством Республики Казахстан.
2. Доступ к персональным данным работника
- Доступ внутри Компании к работе с документами, содержащими персональные данные работников, имеют лица в пределах своих полномочий: Руководитель Компании; Руководитель структурного подразделения по управлению персоналом; руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только работников своего подразделения); при переводе из одного структурного подразделения в другое, доступ к персональным данным работника может иметь руководитель нового подразделения; сам работник - носитель данных. Другие работники Компании имеют доступ к персональным данным работника только с письменного согласия самого работника - носителя данных.
- К обработке персональных данных работника в компании могут иметь доступ в пределах своей компетенции работники: структурного подразделения по управлению человеческими ресурсами; структурного подразделения по финансовым вопросам (бухгалтерия); службы по защите государственных секретов.
- В пределах своих полномочий, установленных законодательством Республики Казахстан и/или по письменному запросу, доступ вне Компании могут иметь уполномоченные лица государственных органов Республики Казахстан: Администрации Президента Республики Казахстан, Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, финансово-контрольных, налоговых, надзорных и правоохранительных органов, военкоматов, миграционной службы, органов занятости;
3. Хранение и передача персональных данных
- Помещение, в котором хранятся персональные данные работников Компании, должно быть отдельным (при наличии помещений), и оборудовано запираемыми шкафами/сейфом, обеспечивающими полную сохранность документов, надежными замками и, при необходимости, сигнализацией на вскрытие помещений.
- Все электронные папки, содержащие персональные данные работников, должны быть защищены паролем.
- Документы и/или сведения, содержащие персональные данные работников, формируются в личные дела, которые хранятся в запираемом шкафу/сейфе.
- Личные дела работников Компании включены в номенклатуру дел структурного подразделения по управлению человеческими ресурсами.
- Помещение в рабочее время при отсутствии в нем работников структурного подразделения по управлению человеческими ресурсами (отдела кадров) должно быть закрыто, а компьютер должен быть выключен или заблокирован.
- Проведение уборки помещения, в котором хранятся персональные данные работников, должно производиться в присутствии работников структурного подразделения по управлению человеческими ресурсами (отдела кадров).
- Компания обеспечивает сохранность и сдачу в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведения об удержании и отчислении на их пенсионное обеспечение.
- Работники структурного подразделения по управлению человеческими ресурсами (отдел кадров) обязаны: соблюдать требования, обеспечивающие сохранность документов, их защиту от вредных воздействий окружающей среды (пыли, воздействия солнечного тепла), механических и иных повреждений; соблюдать порядок работы с документами и базами данных, содержащими персональные данные работников; обеспечить хранение информации, полученной при тестировании и/или собеседованиях; не оставлять документы на рабочих местах в раскрытом виде и без присмотра;доступ к персональным данным работников/выдачу хранящихся личных дел работников на рабочие места осуществлять в соответствии с настоящим Порядком и иными внутренними документами Компании, законодательством Республики Казахстан.
- При передаче персональных данных работника Компания должна соблюдать следующие требования:
- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника;
- разрешать доступ к персональным данным работников лицам, перечисленным в разделе 2 настоящего Порядка. При этом, указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций, и соблюдать режим конфиденциальности;
- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах Общества в соответствии с настоящим Порядком.
- Лица, которым переданы персональные данные работника, обязаны использовать их исключительно в целях, для которых они сообщены, и не вправе передавать их третьим лицам, за исключением случаев, установленных законами Республики Казахстан.
- Личные дела/документы или сведения, содержащие персональные данные работников, могут выдаваться на рабочие места только Руководителю компании, Руководителю структурного подразделения по управлению человеческими ресурсами и в исключительных случаях, по письменному разрешению уполномоченному лицу, руководителю структурного подразделения на срок не более семи календарных дней с отметкой ответственного работника структурного подразделения по управлению человеческими ресурсами (отдела кадров) в документах по учету/передаче персональных данных работников.
- Работники Компании, получающие для работы документы, содержащие персональные данные, как на бумажных, так и на электронных (автоматизированных) носителях информации, несут единоличную ответственность за сохранность документов и конфиденциальность информации.
- Передача Компанией персональных данных работника потребителям за пределы Компании в установленном порядке может допускаться в минимальных объемах и только в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных.
- Персональные данные работника могут быть предоставлены в установленном порядке Компании другой организации только с письменного запроса на бланке организации, с приложением копии заявления работника.
- Персональные данные работника могут быть предоставлены членам его семьи или родственникам только с письменного разрешения самого работника или в соответствии с законами Республики Казахстан.
- Третьи/посторонние лица не должны знать рабочие процессы, порядок хранения и передачи документов/дел и иных рабочих материалов, имеющихся в структурном подразделении по управлению человеческими ресурсами.
4. Ответственность за нарушение требований хранения персональных данных работника
- Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку персональных данных работника, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
- Вопросы, не урегулированные настоящим Порядком, регулируются законодательством Республики Казахстан, внутренними документами Компании.
5. Заключительные положения
- Настоящий Порядок вводится в действие со дня утверждения приказом первого руководителя Товарищества.
- Настоящий Порядок действуют до введения в действие нового Порядка хранения и передачи персональных данных работников
- Иные вопросы регулирования трудовых отношений между Работодателем и Работниками Товарищества, не нашедшие отражения в настоящем Порядком регулируются Трудовым кодексом Республики Казахстан и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, трудовым договором и актами Работодателя.
- Настоящий Порядок является обязательными для выполнения Работодателем и Работниками Товарищества.
- Какие-либо изменения и/или дополнения в настоящий порядок вносится на основании приказа Работодателя при условии соответствия этих изменений и/или дополнений действующему законодательству Республики Казахстан.
- При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с настоящим Порядком